Tietosuojakäytäntömme

Tietosuojaseloste

Tällä sivulla kuvataan, miten Havis Amandan Nuorkauppakamari käsittelee jäsentensä henkilötietoja. Rekisteröitymällä jäseneksi hyväksyt nämä tietosuojakäytännöt ja annat meille luvan henkilötietojesi käsittelyyn alla kuvatulla tavalla. Havis Amandan Nuorkauppakamari on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilötietojesi käsittelystä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Havis Amandan Nuorkauppakamarin jäsenrekisteriä ylläpidetään M-Files-tietojärjestelmässä, jossa on kaikkien Suomen nuorkauppakamarien jäsentiedot. Kun liityt koejäseneksi, tietosi tallennetaan jäsenrekisteriin.

Järjestelmässä kirjautuneille käyttäjille näkyviä julkisia tietoja ovat nimi, ikä, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja yritys (työnantaja). Muita järjestelmässä käsiteltyjä tietoja ovat tapahtumailmoittautumiset ja henkilökohtaiset palkinnot/saavutukset, sekä koulutukset.

Havis Amandan Nuorkauppakamari voi pyytää henkilötietojasi tapahtumien ilmoittautumisien osalta erillisillä tietojärjestelmillä. Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voivat olla muun muassa nimi, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ruoka-allergia ja mahdollisen avecin nimi.

Huom! Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerätyistä henkilötiedoista tallennetaan M-Files-tietojärjestelmään vain jäsenen osalta tapahtumaan osallistumistieto. Muut tiedot poistetaan vuosittain. Emme siis kerää esimerkiksi ruoka-allergioista tietoja rekisteriimme.

Jäseniin yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti kamarin hallituksen jäsenille luotujen sähköpostiosoitteiden kautta. Sähköposteihin eivät pääse muut, kuin hallituksen virassa olevat henkilöt.

M-Files sisältää seuraavien jäsenstatusten tiedot:

  • Koejäsen
  • Jäsen
  • Kunniajäsen
  • Senaattori

Kuinka ja mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietojasi?

Henkilötiedot tallennetaan M-Files järjestelmään koejäsenyyden alkaessa Havis Amandan Nuorkauppakamarissa kyseisen vuoden hallituksen toimesta (yleensä sihteeri (SECY)).

Käsittelemme henkilötietojasi

  • jäsenyyteen liittyvien tietojen hallintaan
  • jäsenyyteen liittyvään viestintään ja tiedottamiseen

Suomen Nuorkauppakamarit ry:n Keskusliitto voi myydä tai luovuttaa jäsenrekisterin tai sen osan kolmannelle osapuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten sallimissa puitteissa. Tietojen luovuttamisen markkinointitarkoituksiin voi jokainen rekisteröity estää tekemällä siitä merkinnän jäsentietojärjestelmään.

Kuka käsittelee henkilötietoja?

Havis Amandan Nuorkauppakamarin koejäsenten, jäsenten, kunniajäsenten ja senaattorien henkilötietoja pääsee käsittelemään hallituksen jäsenet, sekä Suomen nuorkauppakamarin keskusliiton edustajat. Kaikki jäsenet pääsevät tarkastelemaan rekisteristä henkilötietoja yksi kerrallaan (muut tiedot pois lukien henkilön syntymäpäivän). Havis Amandan Nuorkauppakamari ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

M-Filesissa säilytetään jäsentiedot siihen saakka, kunnes jäsenyys päättyy tai jos jäsen itse irtisanoo jäsenyytensä. Ylimääräiset jäsentiedot poistetaan vuosittain SECYn toimesta.

Miten henkilötiedot suojataan?

Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme aina huolellisuutta ja asianmukaista tietoturvallisuutta henkilötietojen turvaamiseksi ja suojaamiseksi. Käyttämissä järjestelmissämme on asianmukaiset salausohjelmat ja -yhteydet.

Kuinka saan tietoa henkilötietojeni käsittelystä?

Sinulla on oikeus saada tietoja siitä, mitä henkilötietojasi käytämme. Jokaisella on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa tietojaan itsenäisesti sähköiseen järjestelmään (M-Files). Mikäli et itse pääse muuttamaan tietojasi tai sinulla on muita henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä, ole yhteydessä kamarin sihteeriin (secy(at)havisamanda.com).